Aufträge

Aufträge führen alle erstellten Bestandteile zusammen. Hier erfolgt die Verbindung zur App und damit zu den Installateuren. Aufträge können einem Installateur zugewiesen werden, der dann entsprechend der Standorte und der hinterlegten Prozesse aufgefordert wird den Auftrag durchzuführen.

Vor Erstellung des Auftrags müssen alle Abhängigkeiten im System angelegt sein.

Alle Aufträge

Mit Klick auf Aufträge öffnet sich die Liste mit allen Aufträgen. Jeder Auftrag ist einer Kategorie zugewiesen. Die Anzeige der Aufträge richtet sich nach den Kategorien, die derzeit unter Status ausgewählt wurden. Zusätzlich lassen sich über die Installateur-Schaltfläche, die angezeigten Aufträge anhand ihres hinterlegten Installateurs weiter einschränken. Ein zusätzlicher Freitextfilter, erlaubt dem Nutzer gezielt nach einem Auftrag zu suchen.

Optionen zu den jeweiligen Aufträgen über die drei Punkte-Schaltfläche werden hier aufgeführt.

Neben der Erstellung eines neuen Auftrags, können Aufträge hier über Auswertung individuell ausgewertet- oder über Zuweisen Installateuren (neu) zugwiesen werden.

Kategorien

Die Möglichkeiten jeder Kategorie werden im Folgenden erläutert:

Kategorie - Entwurf

Soll der Auftrag noch nicht direkt genutzt werden und noch änderbar sein, kann im Auftrags-Wizard Als Entwurf speichern? gewählt werden. In diesem Fall ist die Zuweisung eines Installateurs optional.

Kategorie - Offen

Ist die Freigabe des Auftrags erfolgt, aber kein Installateur zugewiesen, befindet sich der Auftrag in dieser Kategorie. Entweder wurde der Auftrag in Entwürfen erstellt und ist von dort aus ohne Zuweisung freigegeben worden oder dem Installateur wurde der Auftrag entzogen.

Kategorie - In Bearbeitung

Ist die Freigabe eines Auftrags mit Zuweisung eines Installateurs erfolgt oder wurde er nicht als Entwurf erstellt, wird er dieser Kategorie zugeordnet.

Diese Kategorie ist die einzige, in der Aufträge bearbeitet werden können. Die Aufträge sind in der App für den ausgewählten Installateur sichtbar und können dort bearbeitet werden. Nur in dieser Kategorie befindliche Aufträge werden im Fortschritt voranschreiten.

Hinweis: Aufträge, die einem Installateur erlauben Standorte zu erzeugen, müssen immer manuell abgeschlossen werden, da nicht definiert ist, wann diese abgeschlossen sind.

Kategorie - In Überprüfung

Soll der Auftrag nach Abschluss noch einer manuellen Überprüfung unterzogen werden, kann im Auftrags-Wizard überprüfbar? angehakt werden. Aufträge werden nach Fertigstellung zunächst in diese Kategorie verschoben und können hier manuell abgeschlossen werden.

Ansonsten hat diese Kategorie die identischen Bedingungen wie Abgeschlossen

Kategorie - Abgeschlossen

Wurde ein Auftrag manuell abgeschlossen oder hat die 100% erreicht und ist nicht als überprüfbar? im Auftrags-Wizard deklariert, wird er in diese Kategorie verschoben. Sobald ein Auftrag hier liegt, werden die Exportaktionen ausgeführt, wenn als Exportauslöser Gesamter Auftrag abgeschlossen ausgewählt wurde.

Allgemeine Funktionen der Aufträge in den Kategorien

In der Ansicht Alle Aufträge können in der jeweiligen Zeile des Auftrags, abhängig von der derzeitigen Kategorie des Auftrags, mit Hilfe der drei-Punkte-Schaltfläche, folgende Optionen vorgenommen werden:

	Entwurf	Offen	In Bearbeitung	In Überprüfung	Abgeschlossen	Archiviert
Kann bearbeitet werden	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Ist in der App sichtbar	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein	Nein
Kann gelöscht werden	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Kann freigegeben werden	Ja	Ist er bereits	Ja	Nein	Nein	Nein
Kann einem Installateur zugewiesen werden	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein
Kann in Entwürfe verschoben werden	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Kann archiviert werden	Nein	Ja	Ja	Ja	Ja	Is er bereits
Kann manuell abgeschlossen werden	Nein	Nein	Ja	Ja	ist er bereits	Nein
Kann einem Installateur entzogen werden	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein	Nein
Kann manuell in Überprüfung verschoben werden	Nein	Nein	Ja (wenn überprüfbar?)	Ist er bereits	Nein	Nein

Neuer Auftrag

Mit Klick auf Neuer Auftrag kann ein neuer Auftrag erstellt werden. Es öffnet sich eine Auftrags-Wizard. Solange der Auftrag nicht gespeichert wurde, sind alle Schritte noch änderbar. Der Wizard führt durch folgende Reiter:

1 - Allgemein

Hier können zunächst Name und Beschreibung eingetragen werden. Der Name des Auftrags ist beliebig, sollte aber verständlich gewählt werden, da auch der Installateur diesen als erstes sieht. Die Angabe der Beschreibung ist optional.

Dem Auftrag ist ein Standortschema zugewiesen, das hier festgelegt werden muss.

Soll der Auftrag zunächst noch nicht freigegeben werden, kann Als Entwurf speichern? ausgewählt werden. Der Auftrag wird dann unter Entwürfe erstellt. Sofern der Auftrag nicht als Entwurf gespeichert werden soll, ist die Wahl des Installateurs ein Pflichtfeld.

2 - Auftragspositionen

In Schritt 2 wird definiert welchen Prozessen die Installationen folgen sollen.
Da die Prozesse mit einem Standortschema verknüpft sind, stehen hier nur die Prozesse des gewählten Schemas im vorherigen Schritt zur Verfügung. Die Prozesse wiederum sind mit einem Standortelement verknüpft, daher erscheint das Element nach Hinzufügen durch Klick auf das +-Symbol, automatisch. In diesem Fall die Hausnummer.

Jeder gewählte Prozess wird dem Installateur an jedem Standort in der App angezeigt. Üblicherweise wird hier ein Prozess gewählt, da der Prozess bereits die Installation von mehreren Zählern abbilden könnte. Aber die Verknüpfung von mehreren einfachen Prozessen ist damit auch hier möglich.

Soll der Auftrag vor Abschluss manuell überprüft werden, kann überprüfbar? ausgewählt werden. Es muss mindestens ein Prozess über das +-Symbol hinzugefügt werden

3 - Orte

In diesem Schritt werden die Orte festgelegt, an denen die Prozesse ausgeführt werden sollen. Durch das gewählte Standortschema werden nun die möglichen Standorte angezeigt. Das gezeigt Beispiel hat nur einen validen Standort, da nur die 64 auf der Ebene der Hausnummer liegt, auf die der Prozess ausgelegt ist. Da hier potentiell viele Standorte angezeigt werden können, ist es möglich sie hier zu Filtern.

Es ist ebenso möglich dem Installateur das Hinzufügen von Standorten in der App zu ermöglichen, dazu muss ausgewählt werden welche Elemente des Standortschemas er dazu nutzen kann.

Hinweis: Aufträge, die einem Installateur erlauben Standorte zu erzeugen, müssen immer manuell abgeschlossen werden, da nicht definiert ist, wann diese abgeschlossen sind.

Die Auswahl von Standorten ist keine Pflicht, ist aber zu empfehlen, da sonst ein leerer Auftrag entsteht.

4 - Terminplanung

Zu jedem der zuvor gewählten Standorte besteht nun die optionale Möglichkeit eine Terminplanung zu erstellen.

Wurden unter Schritt 2 (Auftragspositionen) mehrere Prozesse gewählt, gilt die Terminplanung für alle Auftragspostionen an diesem Standort.
Eine Terminplanung besteht aus einer Start- und einer Endzeit.
Die Teilaufträge können in der App nach der Startzeit sortiert werden. Die Endzeit ist lediglich ein Hinweis für den Installateur. Beide Zeiten sind optional.

Die Zeiten können entweder für jeden Standort einzeln gewählt - oder initial für alle angehakten Standorte über die Setze Start/Ende für Gewählte - Schaltflächen übernommen werden. Im Anschluss können die Zeiten noch angepasst werden.

5 - Geräte

In diesem Schritt werden die Geräte festgelegt, mit denen etwas passieren soll. Also die Geräte, die über die Aufgaben Gerät konfigurieren , Gerät installieren , Gerät entfernen , Gateway installieren gefunden werden sollen.

Geräte können in Chargen oder einzeln hinzugefügt werden. Der Vorteil von der Nutzung von Chargen ist einerseits die Sortierung und andererseits, dass sie nachträglich veränderbar sind. In Kombination mit Geräte Autoimport können einem Auftrag in element iot angelegte Geräte automatisch nachträglich hinzugefügt werden, ohne dass ein neuer Auftrag erstellt werden muss.

Durch Auswählen von Geräte von ausgewählten Orten hinzufügen werden Geräte, die entweder manuell oder durch die Exportaktion element go - Gerät zum Standort hinzufügen dem Auftrag automatisch hinzugefügt. Das ist gerade bei einem Zählerwechsel sehr hilfreich.

6 - Zusammenfassung

Hier werden alle Einstellungen des Auftrags erneut zur Überprüfung angezeigt. Durch Klick auf Speichern wird der Auftrag erstellt.

Arbeiten mit Aufträgen

Fortschritt verfolgen

Durch Klick auf einen Auftrag lassen sich unter den Standorten alle Fortschritte verfolgen. Aufgaben die abgehakt sind können durch Klick auf den jeweiligen Namen detailliert betrachtet werden. Als Beispiel zeigt das folgende Bild das Ergebnis der Eingabefelder:

Die Auftragsansicht ist ebenfalls zur Überprüfung hilfreich, wenn sich ein Auftrag in Überprüfung befindet. In diesem Fall ist der Auftrag komplett abgeschlossen worden und muss nur auf Unstimmigkeiten überprüft werden.

Wurde der Auftrag nicht komplett abgeschlossen, steht die Qualitätssicherung zur Verfügung.

Qualitätssicherung

Ist ein Auftrag überprüfbar, steht die Funktion der Qualitätssicherung zur Verfügung, solange sich der Auftrag in Bearbeitung befindet. Dazu kann das Lupen-Symbol in der Zeile des gewünschten Auftrags in der Liste aller Aufträge angeklickt werden.

Hier kann der bisherige Auftrag eingesehen werden. Die Standorte sind einzeln aufgelistet und die ausgeführte Aufgabenliste kann einzeln abgelehnt oder bestätigt werden, sofern sie bereits ausgeführt wurde.

Aus abgelehnten und noch nicht angefahrenen Standorten kann jeweils ein Folgeauftrag über das Listen-Symbol rechts bei jedem Standort generiert werden. Jeder generierte Auftrag erscheint in der unteren Liste bei Nachfolgeaufträgen

Mit Auftrag abschließen wird der Auftrag abgeschlossen und alle Nachfolgeaufträge erstellt.

Sollte ein einziger Auftrag aus allen abgelehnten Aufgabenlisten gewünscht sein, kann das durch Klick auf das Listen-Symbol neben "Auftrag abschließen" erreicht werden. Der aktuelle Auftrag wird dadurch abgeschlossen, ein Folgeauftrag wird erstellt. Sollten sich zu diesem Zeitpunkt weitere Einträge unter den Nachfolgeaufträgen befinden, werden diese auch erstellt.

Alle Nachfolgeaufträge werden in Entwürfe erstellt.

Auswertung

element go bietet einen individuellen CSV Export der Ergebnisse der Teilaufträge. Dabei ist es möglich die Spalten aus den Metadaten aller Bestandteile des Auftrags zu wählen oder erhobene Daten aus einzelnen Aufgaben, sowie Zeitpunkte der Ausführung.

Um die Funktion zu nutzen muss die Auswertung-Schaltfläche innerhalb der Auftragsansicht aller Aufträge Ansicht ausgewählt werden.

Hinweis: Nur abgeschlossene Teilaufträge (Prozessdurchführung am jeweiligen Standort) werden hier angezeigt.

Das folgende Fenster bietet die Auswahl von zuvor erstellten Auswertungsvorlagen oder die Möglichkeit eine neue Vorlage anzulegen.

Hinweis: Vorlagen werden erst durch das Auswählen der Vorlage Speichern-Schaltfläche gespeichert.

Folgende Schritte sind für eine Auswertung nötig:

Prozess auswählen

Jeder Auswertung liegt ein Prozess zugrunde, da die Exportdateien sonst unübersichtlich werden. Der gewünschte Prozess muss hier ausgewählt werden. Bei Bedarf kann ein weiterer Prozess in einer weiteren Vorlage ausgewählt werden.

Hinweis: Der Prozess ist nach der Auswahl nicht mehr änderbar.

Zuordnung

Im Bereich Zuordnung kann der Inhalt der Exportdatei definiert werden. Die Anzahl der Spalten in der gewünschten Exportdatei, kann durch Hinzufügen beliebig erweitert werden. Spalte 1 definiert den Namen der jeweiligen Spalte. Die Spalte wird direkt unter Auswertung angepasst. Die Auswahl der Daten wird stetig erweitert. So sind derzeit Daten vom Auftrag, Standort oder einzelnen Aufgaben auswählbar.

Auswertung

In diesem Bereich erscheint die aktuelle Ansicht der exportierbaren CSV-Datei. Damit hier Zeilen angezeigt werden, müssen unter Aufträge auswählen Aufträge hinzugefügt werden.

Bilder werden als URL exportiert.

Hinweis: Durch Abzweigungen in Prozessen, is es möglich, dass Felder nicht befüllt werden. Sie bleiben hier und im Export leer.

Vorlage Speichern

Erstellte Vorlagen können für weitere, spätere Exporte über die Vorlage Speichern-Schaltfläche, nach Eingabe eines Namens gespeichert werden. Sie stehen dann bei der Auswahl der Auswertungsvorlagen zur Verfügung.

CSV Herunterladen

Die entsprechende Schaltfläche ermöglicht das Herunterladen der unter Auswertung angezeigten Zeilen, als CSV-Datei.

Wichtiger Hinweis: Größere Dateien werden im Backend vorbereitet und dann erst heruntergeladen. Funktioniert dies nicht, könnte der Browser den Download als Pop-up blockiert haben. element go benötigt hier die Berechtigung vom Browser Pop-Ups zu nutzen.

Aufträge auswählen

Hier können Aufträge markiert werden, die in den Export mit aufgenommen werden sollen. Es sind allerdings nur die Aufträge möglich, die den zuvor gewählten Prozess beinhalten

Hinweis: Es können mehrere Aufträge zugleich ausgewählt und markiert werden. Die Schaltflächen Seite auswählen, Seite abwählen, Alle Seiten auswählen und alle Seiten abwählen beziehen sich immer auf den aktuellen Filter. Es ist also möglich einen Filter einzustellen, alle gefilterten Aufträge zu markieren, dann den Filter zu ändern und die nun gefilterten Aufträge abzuwählen. So ist es möglich Filter zu kaskadieren.

Zuweisen

Mit der Zuweisen-Schaltfläche innerhalb der Auftragsansicht aller Aufträge können derzeit ausgewählte Aufträge neu zugewiesen werden.

Mit Klick auf Zuweisen werden die zuvor ausgewählten Aufträge in einer Liste angezeigt. In einer weiteren Spalte, kann hier zu jedem Auftrag ein Installateur gewählt werden. Wird Installateur auswählen anstelle des Installateurs gewählt, hat der Auftrag keinen Installateur.

Bei einem Auftrag, der sich in der Kategorie Entwürfe befindet, ist der Installateur optional. Ein in Bearbeitung befindlicher Auftrag, ist zwingend einem Installateur zugewiesen. Wird dieser entzogen, wird der Auftrag in die Kategorie Offen verschoben.

Ein in der Kategorie Entwürfe befindlicher Auftrag kann zusätzlich freigegeben werden und wird anhand der genannten Bedingungen eingeordnet.

Ein Auftrag, der sich in anderen Kategorien befindet, kann hier ebenfalls angepasst werden. Dies hat aber nur Auswirkungen auf die Auswertung und dient keiner weiteren Funktion.

Exportaktionen erneut ausführen

Da Exportaktionen nachträglich veränderbar sind, lassen sich auch Exportaktionen erneut ausführen.

Diese Funktion erreicht man durch Navigation auf einen abgeschlossenen Auftrag. Mit einem Klick auf einen Standort, bei dem ein Prozess hinterlegt ist, erscheint neben dem Prozess ein grünes Export-Symbol. Dieses Symbol erlaubt das erneute Ausführen der Exportaktionen.

Es liegen die Exportaktionen zugrunde, die sich aktuell im Prozess befinden.

Task Importer - Aufgaben automatisiert via CSV Import ausführen

element go bietet die Möglichkeit Aufträge über eine CSV Datei auszuführen, anstelle die App zu nutzen. Das kann genutzt werden, um nachträgliche Korrekturen einzuspielen, einen initialen Status in element go einzuspielen oder ein eigenes workforce management zu nutzen und nur das Ergebnis zu nutzen.

Task Importer ausführen

Hierfür steht bei den Prozessen die Möglichkeit zur Verfügung, das Mapping zwischen der CSV Datei und element go beliebig anzupassen.

Auf der letzten Seite des Auftragswizards steht unten rechts eine Importieren Schaltfläche zur Verfügung.

Nun öffnet sich der CSV Aufgabenimport, der konfiguriert werden muss. Zunächst müssen die Auftragselemente gewählt werden. Damit ist der zugrundeliegende Prozess gemeint, der im Folgenden verwendet werden soll. Da in einem Auftrag theoretisch mehrere Prozesse hinterlegt werden können, muss aus diesen Prozessen einer gewählt werden. Im Anschluss muss das Import mapping gewählt werden, das im Prozess erstellt wurde. Das Trennzeichen gibt das Trennzeichen an, mit dem die CSV Datei interpretiert werden soll.

Unter Bilder müssen alle Bilder hochgeladen werden, die in der CSV Datei referenziert werden.

Nun kann die CSV Datei hochgeladen werden, die sofort validiert wird.

Für jede Zeile in der CSV Datei wird eine Zeile im Validierungsfenster erstellt. Alle Zeilen lassen sich zur näheren Untersuchung von möglichen Fehlern ausklappen. Wenn alles grün ist, kann der Import über Speichern gestartet werden.

Task Importer - Fehlerfall

Falls es zu Problemen bei der Verarbeitung der CSV Datei kommt, werden entsprechende Fehler angezeigt.

Im ersten Fall wurde der Standort nicht gefunden. Das kann passieren, wenn Leerzeichen um die /-Zeichen fehlen oder es den Standort nicht gibt. Der Standort muss mit dem Prozess zugrundeliegenden Standortschema erstellt worden und zudem Teil des Auftrags sein.

Im Beispiel des zweiten Standortes wurde das Gerät nicht gefunden, weil es dieses in element go nicht gibt. Auch das Gerät muss Teil des Auftrags sein, um genutzt werden zu können.

Hinweis: Auch wenn es fehlerhafte Zeilen in der CSV Datei gibt, kann über Speichern der Import gestartet werden. Alle Zeilen, die grün dargestellt werden, werden dann ausgeführt. In der anschließenden Auswertung kann eine CSV Datei exportiert werden, die nur die fehlerhaften Zeilen beinhaltet. Hier können Fehler beseitigt und dann erneut eingespielt werden.